Una guía paso a paso para optimizar las adquisiciones para las empresas mineras

En tiempos típicos, las organizaciones mineras buscan maximizar el valor aumentando los volúmenes de producción.

Pero estos tiempos son todo menos típicos, y las formas típicas de optimizar el valor deben volver a examinarse. Es más probable que el enfoque actual se centre en controlar los costos que en aumentar la producción. Una vía probada para controlar los costos es optimizar la función de adquisiciones, eliminar el desperdicio y promover la eficiencia.

En nuestra última publicación , destacamos cinco formas en que las empresas mineras pueden reducir el desperdicio y los costos a lo largo del ciclo de adquisiciones. ¿Cuáles son las formas prácticas en que una empresa puede realizar esos cambios? Aquí proporcionamos una descripción general rápida de los pasos en el proceso de adquisición y ofrecemos consejos para optimizar cada etapa.

Pasos del proceso de adquisiciones

Un proceso de adquisición típico puede incluir los siguientes cinco pasos:

  1. Solicitud de compra / Requisición
  2. Solicitud de presupuesto
  3. Orden de compra
  4. Recibo
  5. Factura

Este flujo variará según la empresa e incluso según la transacción individual, comenzando con el paso dos o tres, por ejemplo, o tal vez omitiendo el paso de recepción formal. Cualquiera que sea su flujo de trabajo particular, existen oportunidades para ahorrar tiempo y dinero y mejorar la eficiencia en cada paso.

Solicitud de compra o requisición

Comenzando desde el momento en que un empleado decide que “necesito” bienes o servicios, todo el proceso de solicitud de compra debe ser sencillo y fácil de usar. Pero el proceso también necesita controles adecuados para garantizar que se sigan las reglas comerciales de su organización minera. Algunas características que admiten ambos incluyen:

  • Disponible y accesible desde cualquier dispositivo
  • Control presupuestario para garantizar que los elementos solicitados no superen los parámetros presupuestarios
  • Gestión de firmas de varios niveles para adaptarse a su flujo de trabajo de aprobación
  • Verificación de stock en tiempo real para asegurarse de que no está solicitando un artículo en stock o en pedido

Solicitud de presupuesto

Una solicitud de cotización (RFQ) es solo eso, una solicitud a uno o más proveedores para proporcionar precios, términos y disponibilidad para uno o más productos. El uso de RFQ puede ayudar a mantener bajos los costos al administrar el proceso de licitación y obtener precios competitivos. Las características que hacen que las RFQ sean particularmente útiles pueden incluir:

  • Envíe rápida y fácilmente la RFQ a múltiples proveedores
  • Envíe automáticamente recordatorios a los proveedores cuando no hayan respondido
  • Rastree y compare las respuestas de múltiples proveedores
  • Convierta fácilmente una solicitud de presupuesto en una orden de compra utilizando el proveedor y el precio seleccionados

Orden de compra

Todos sabemos lo que es una orden de compra (PO), pero a menudo descartamos la importancia vital que tienen las OP en la gestión del proceso de adquisición de una empresa minera. Las órdenes de compra ayudan a eliminar gastos duplicados, mantienen los presupuestos bajo un control más estricto, le permiten realizar un seguimiento de los gravámenes, mejorar la gestión de inventario, realizar un seguimiento del desempeño de los proveedores a lo largo del tiempo y servir como un contrato legal entre usted y sus proveedores. Si bien las órdenes de compra pueden parecer bastante sencillas, la funcionalidad adicional puede convertir estos humildes documentos en herramientas de eficiencia invaluables.

  • Gestión de firmas de varios niveles para hacer cumplir su flujo de trabajo de aprobación
  • Control presupuestario para garantizar que los artículos pedidos no superen los parámetros presupuestarios
  • Posibilidad de dividir una línea en varios sitios de entrega con diferentes cantidades para cada uno
  • Verificación en tiempo real para ver si los artículos pedidos / proveedor coinciden con una solicitud abierta para que los dos puedan vincularse si corresponde

Ingresos

Las transacciones de recibos se utilizan para registrar las existencias recibidas de un proveedor. Aparentemente sencillos, los recibos forman un vínculo vital en el ciclo de adquisiciones al documentar cuándo, dónde y cuánto producto recibió su organización. Un recibo agrega los artículos a su inventario y los pone a disposición para su uso mientras espera la factura. Se pueden incorporar cheques y balances en el proceso de recepción para garantizar la precisión y agilizar el procesamiento posterior.

  • Definir tolerancias coincidentes para establecer el grado en que la cantidad de productos comprados, el costo de los productos y la fecha de entrega pueden desviarse entre la orden de compra, los recibos y las facturas de compra.
  • Capacidad para dividir un artículo recibido en múltiples ubicaciones / almacenes, unidades de medida y estados
  • Capacidad para registrar información de control de calidad para cada artículo para evitar que los productos dañados entren en su stock disponible

Factura

Como paso final del ciclo de adquisiciones, la factura necesita poca explicación. Las facturas se pueden ingresar contra órdenes de compra o transacciones de recibo, según el flujo de trabajo de su organización minera. Algunas características que parecen simples pueden contribuir en gran medida a promover la eficiencia y la precisión durante el paso de facturación:

  • Soporte para múltiples estados, para permitir un proceso de validación formal antes de que se pueda pagar la factura
  • Posibilidad de vincular la factura con la orden de compra y la transacción del recibo para hacer coincidir
  • Soporte multidivisa para operaciones globales

Ya sea una pequeña empresa minera de alto crecimiento o una gran empresa minera global, la automatización del proceso de adquisición reduce en gran medida los puntos de contacto manuales, lo que acelera el ciclo y aumenta la eficiencia y el ahorro de costos. De hecho, se estima que el uso de una solución de compras para automatizar los pasos de compra puede ahorrar entre un 40 y un 70% de los costos asociados con un sistema manual. Caron Mining Solutions es una solución ERP para la industria minera completa, poderosa y fácil de usar, construida sobre el software Sage ERP, que aborda los desafíos de adquisición que enfrentan las operaciones mineras modernas. Obtenga más información sobre Caron Mining Solutions  aquí , o comuníquese con nosotros  aquí .

Paul ha estado involucrado con el software Sage 300 durante casi 30 años. Aporta una perspectiva integral muy completa a los proyectos de implementación de software de gestión empresarial. Su profundo conocimiento y experiencia en análisis de procesos de negocios ha beneficiado a muchos clientes.