En el pasado no tan lejano, las implementaciones de ERP tenían mala reputación, algunas incluso terminaban en fracasos épicos. Vemos que esto está cambiando, ya que todas las partes involucradas (VARs, editores y clientes) están haciendo un mejor trabajo estableciendo expectativas, planeando, ejecutando y siguiendo. En Caron Business Solutions, trabajamos para mantener nuestras implementaciones de ERP en el camino correcto utilizando Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) de gestión de proyectos para medir el desempeño del proyecto. Vamos a explorar seis de los KPIs simples pero poderosos que puedes usar para medir el éxito de tu implementación de ERP.

1. Variación de Costos: “¿Está este proyecto costando más de lo que planeamos?”

Una preocupación primordial en cualquier proyecto es el presupuesto. La variación de costos es un KPI crítico que te dice si el proyecto se mantiene dentro de los límites financieros establecidos al principio. Si tus gastos sobrepasan el presupuesto desde el principio, es una señal de alerta que requiere atención inmediata. Un proyecto de ERP saludable se mantendrá dentro de un rango razonable de sus costos previstos, manteniendo esas sorpresas de gastos al mínimo. 

La fórmula para calcular este KPI es simple: resta el costo presupuestado del proyecto del costo real. En la práctica, determinar si tu proyecto está en camino financieramente es un poco más complicado. Puede depender de la estructura de pago acordada y el cronograma de tareas, por ejemplo. Un VAR de ERP experto supervisará el presupuesto continuamente, y tú también deberías hacerlo. 

2. Variación de Tiempos: “¿Estamos perdiendo fechas clave?”

La variación de tiempos mide si se están cumpliendo los hitos de implementación de ERP según lo programado. Los retrasos pueden tener un efecto dominó, retrasando la fecha de puesta en marcha y potencialmente aumentando los costos. Al monitorear de cerca este KPI, los gerentes de proyecto pueden detectar retrasos temprano y aplicar medidas correctivas para mantener el proyecto en sus rieles temporales. Este KPI sigue el progreso contra el cronograma original del proyecto. ¿Se están cumpliendo los hitos, o es tu cronograma de proyecto más una ‘guía’? Revisiones regulares y ajustes ágiles mantienen tu proyecto en horario. 

La fórmula oficial para calcular la variación de tiempos es restando el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) del costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP). BCWP también se conoce como valor planificado, el presupuesto que planeas gastar en las actividades del proyecto para una fecha específica. Una forma más sencilla de entrar en este KPI es simplemente comparar la lista de tareas del proyecto con las fechas que esperabas completarlas. 

3. Variación de Funcionalidades: “¿El sistema está haciendo lo que pensábamos que haría?”

El objetivo principal de un sistema ERP es agilizar tus operaciones. La variación de funcionalidades mide si las características del sistema ERP están funcionando según lo previsto. Por ejemplo, ¿esperabas un proceso de consolidación sin problemas pero te encuentras todavía luchando con hojas de cálculo? En última instancia, este KPI mide qué tan exhaustiva y realistamente estableció y estableció expectativas tu equipo de implementación en torno a cómo y cuándo podrías alcanzar necesidades comerciales específicas. 

La Variación de Funcionalidades no tiene una fórmula estándar como las variaciones de costo o cronograma porque es cualitativa y algo subjetiva. Pero, como dice el refrán, “Lo sabrás cuando lo veas”. 

4. Tasa de Adopción de Usuarios: “¿Nuestros empleados lo están usando?”

Un aspecto a menudo pasado por alto de la implementación de ERP es la tasa de adopción de usuarios. Este KPI mide qué tan rápido y efectivamente tu equipo hace la transición al nuevo sistema. Las altas tasas de adopción indican que el ERP es fácil de usar y satisface las necesidades de los empleados, lo que conduce a una mayor productividad y satisfacción laboral. Por el contrario, una baja tasa de adopción podría señalar la necesidad de capacitación adicional o personalización del sistema. 

Aquí hay otro KPI simplemente calculado: compara el número de usuarios que esperabas que usaran el sistema con el número que realmente lo está usando. 

5. Éxito en la Migración de Datos: “¿Nuestros datos importados son precisos?”

La tasa de éxito en la migración de datos es un KPI que asegura que los datos críticos se transfieran de manera precisa y completa de los sistemas antiguos a la nueva solución ERP. La integridad en esta área evita filtraciones y asegura que tus decisiones se basen en información sólida y confiable. 

Puedes evaluar la calidad de los datos a través de métricas como: 

• Precisión: El porcentaje de entradas de datos que no tienen errores.  
• Completitud: El porcentaje de conjuntos de datos que están completamente poblados. 
• Consistencia: El porcentaje de entradas de datos que son consistentes entre diferentes sistemas. 

6. Retorno de la Inversión (ROI): “¿Nuestro movimiento valió la pena?”

Un ROI positivo es el objetivo de todos para una implementación de ERP. Este KPI evalúa las ganancias financieras en relación con el costo del sistema ERP con el tiempo. Calcular el ROI de una implementación de ERP es más fácil decirlo que hacerlo. Para calcular un ROI preciso, deberás identificar y resumir los costos totales, incluido el software, hardware e implementación, y luego identificar y resumir los beneficios, incluidos los aumentos de eficiencia, las ventas aumentadas, los ahorros en costos de operación, las reducciones de inventario y la mejora en la utilización de datos. 

Dado que el ROI de una implementación de ERP puede ser tan complejo de calcular, algunas empresas optan por formas alternativas de pensar en su ROI. Aquí hay algunas: 

• Realización de Valor: Las empresas pueden centrarse en si el sistema ERP les está ayudando a realizar valores comerciales estratégicos, como ingresar a nuevos mercados o mejorar la experiencia del cliente. 
• Mejora de Métricas de Desempeño: Las organizaciones pueden observar la mejora en las métricas clave de desempeño influenciadas por el ERP, como el tiempo de cumplimiento de pedidos, las tasas de rotación de inventario y los ciclos de cierre financieros. 
• Costo Total de Propiedad (TCO): Las empresas también pueden considerar el costo total de propiedad en un período de tiempo. Esto incluye todos los costos directos e indirectos de implementar y mantener el sistema ERP. 
• Punto de Equilibrio: Algunas empresas pueden calcular el tiempo que lleva recuperar el costo de la inversión en ERP. Si bien esto está relacionado con el ROI, se centra en cuándo los beneficios comenzarán a superar los costos en lugar de un retorno porcentual. 
• Ventaja Competitiva: La ventaja competitiva obtenida a través de un sistema ERP, como una mejor toma de decisiones en tiempo real o un servicio al cliente mejorado, podría ser difícil de cuantificar pero puede ser una parte significativa de la narrativa de ROI. 
• Beneficios Cualitativos: Estos incluyen una mejora en la moral de los empleados debido a una carga de trabajo reducida debido a la automatización de procesos, mejor cumplimiento y seguridad, y mayor precisión de los datos. 
• Agilidad Empresarial: Un ERP puede ayudar a las empresas a ser más ágiles, lo que les permite adaptarse rápidamente a cambios en el mercado o requisitos regulatorios, lo que puede ser un retorno sustancial, aunque difícil de cuantificar. 
• Satisfacción del Cliente: Las mejoras en el servicio al cliente pueden ser un signo de ROI positivo, ya que los clientes satisfechos son más propensos a ser clientes recurrentes y  proveer comentarios positivos. 

Implementar un sistema ERP es una inversión significativa en tiempo, recursos y el futuro de tu negocio. Con estos KPIs, tienes un mapa y una brújula para navegar mejor por el proceso de implementación. Estamos aquí para guiarte, asegurando que tu nuevo sistema ERP se convierta en una herramienta transformadora que impulse tu negocio hacia adelante. Contáctanos para iniciar una conversación.